Guía de solicitudes: Servicios de referencia en línea, consulta documental en sala y reproducción digital de documentos
1. Registro: Haga click en "Registrarse" y complete todos los campos que le solicitan.
2. Solicitud:
Inicie Sesión: Haga click en " Iniciar Sesión ". Ingrese con las credenciales respectivas.
Solicitud: Haga click en "Nuevo ticket de soporte", complete los campos del formulario y envíe su solicitud. Cuanto más precisa sea la información aportada por usted más rápidamente podremos responder su solicitud. En el formulario se le solicitan los siguientes datos:
Datos acerca de la solicitud: Son datos obligatorios, es decir, debe completarlos para hacer la solicitud.
Fecha de la solicitud: Debe usar el calendario para indicar la fecha en la que realiza su solicitud.
Tipo de solicitud: Debe seleccionar una de las dos opciones siguientes:
- Consulta de documento: Se refiere a la consulta documental en sala. Esta es la forma prevista para solicitar los documentos en la Sala de Consulta del Archivo. El investigador debe dar la referencia exacta del documento que desea consultar en "Datos del documento solicitado".
- Copia digital de documento: Se refiere al servicio de digitalización de documentos ofrecido por el propio archivo. El investigador debe dar la referencia exacta del documento que desea digitalizar en "Datos del documento solicitado".
- Referencia en línea: Permite al investigador consultar al personal del Archivo acerca del tema de investigación de su interés. El personal del Archivo orientará al investigador sobre las fuentes documentales e instrumentos de descripción existentes en el Archivo Histórico Arquidiocesano en relación con el tema o inquietud manifestada por el investigador. El investigador debe indicar su interés, inquietud o tema de investigación en "Consulta / observaciones".
Asunto: Motivo o tema de la solicitud.
Datos del solicitante: Igualmente son datos obligatorios.
Nombre y apellidos de la persona que hace la solicitud.
Cédula de identidad de la persona que hace la solicitud.
Correo electrónico al que le llegarán las notificaciones del sistema y desde el que podrá mantener comunicación con el mismo. Toda la tramitación de su solicitud se realizará por medio de correo electrónico.
Datos del documento solicitado: Se refiere a identificación del documento que el investigador está solicitando para su consulta en sala o para su reproducción por el servicio de digitalización.
Fondo, sección y serie documental: Son tres campos vinculados entre si y cuya cumplimentación es obligatoria para poder realizar la solicitud.
Número de caja, libro, documento o folios: Deben cumplimentarse los campos oportunos para identificar con exactitud qué se desea digitalizar.
En caso necesario el personal del Archivo se comunicará con usted para solicitarle información adicional o aclaración de la información aportada.
Consulta / observaciones: A través de este espacio nos puede hacer llegar su consulta (en el caso de que el tipo de solicitud seleccionada sea "Referencia en línea") o cualquier observación o inquietud que considere importante para dar satisfacción a su solicitud.
Adjuntar un archivo: Esta opción le permitirá hacernos llegar el comprobante de pago en el caso de que cancele la tarifa a través del banco. Igualmente nos puede enviar cualquier documento que usted considere de utilidad.
2. Tramitación de su solicitud:
Espere las indicaciones del personal del Archivo Histórico Arquidiocesano, que le llegarán a la mayor brevedad al correo electrónico aportado por usted.
Toda nueva comunicación por parte del solicitante referente a la misma solicitud debe realizarse a partir de la solicitud o ticket inicial, de forma que quede en el sistema un registro único de su solicitud.
3. Forma de pago del servicio de digitalización (ver tarifas): Existen dos formas de hacer efectivo el pago:
En efectivo, en el propio Archivo Histórico Arquidiocesano.
En las cuentas bancarias del Banco Nacional de Costa Rica que se indicarán oportunamente por medio del ticket.
Una vez depositado el dinero en el banco debe enviarse el comprobante de pago en el mismo ticket de la solicitud.
4. Entrega de la documentación solicitada:
Si se ha solicitado la consulta de un documento, ésta se realiza necesariamente en la Sala de Consulta del Archivo y según lo establecido en el reglamento de la misma.
Si se ha solicitado la reproducción digital de un documento, éste una vez cancelado se enviará al interesado a través de una cuenta de Google Drive específicamente creada para esta finalidad, en el transcurso de 3 días hábiles (el tiempo de entrega dependerá de la carga de solicitudes realizadas, así como la cantidad solicitada a digitalizar).